Wer denkt, im Notarbüro beherrschen noch immer Papier und Stift den Büroalltag, irrt gewaltig. Zahlreiche Projekte machen deutlich: Notarinnen und Notare machen sich fit für die Zukunft. Das moderne Notarbüro bietet Bürgerinnen und Bürgern z.B. schon heute an, Unternehmen online zu gründen. Mit Behörden wird zunehmend auf digitalem Weg kommuniziert. Auch Bürgerinnen und Bürger werden immer mehr entlastet, indem der Notar ihnen mit Hilfe seiner modernen Infrastruktur viele Meldepflichten und Behördengänge abnimmt. Künftig können Urkunden beim Notar zudem vollständig digital errichtet und von den Beteiligten auf einem Unterschriftenpad unterzeichnet werden.
Elektronische Präsenzbeurkundung
Ziel ist es, dass die Prozesse im Notarbüro in Zukunft schnell, digital und ohne Medienbrüche - also ohne eine Übertragung von der Papier - in die elektronische Form oder umgekehrt - durchgeführt werden können. Dafür werden eine Reihe an innovativen Ideen und Gesetzen auf den Weg gebracht. Derzeit liegt z.B. der Gesetzesentwurf zur sogenannten „Elektronischen Präsenzbeurkundung“ vor: Damit soll die Möglichkeit geschaffen werden, dass die Vertragsteile im Notarbüro auch auf einem Unterschriftenpad unterschreiben können. So kann direkt am Verhandlungstisch eine elektronische Urkunde erstellt werden. Durch eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“, die der Unterschrift und dem Siegel entspricht, gewährleisten wir als Notare dabei weiterhin vollen Authentizitäts- und Integritätsschutz. Durch die Einführung elektronischer Urkunden können Verfahren und Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden, wenn zB das Einscannen von Papierurkunden für die digitale Weiterbearbeitung entfällt.
Unternehmen einfach online gründen
Die elektronische Unterschrift auf dem Unterschriftenpad ist aber natürlich lange nicht der einzige Schritt in Richtung digitale Notarkanzlei. Schon seit gut zwei Jahren können Unter-nehmen online unkompliziert, schnell und rechtssicher gegründet werden. Wer eine innovative Geschäftsidee gefunden hat und schnell eine GmbH gründen will, musste bisher für die notwendigen notariellen Beurkundungen und Beglaubigungen den Notar persönlich aufsuchen. Auch das gehört der Vergangenheit an - Notare können nun die Gründung online begleiten.
Sicherheit und Datenschutz bleiben dabei selbstverständlich gewahrt, die Verfahren sind nicht weniger sicher: Die Bürger und der Rechtsverkehr werden auch bei den Online-Verfahren aufgrund eines besonderen Authentifizierungsverfahrens z.B. vor unseriösen oder nichtexistierenden Gründern geschützt. Wie bisher beraten wir als Notare, nun auch online, über alle Fragen der Unternehmensgründung, also zB über die geeignete Rechtsform, die notwendigen Ablaufschritte und die mit der Gründung verbundenen Rechte und Pflichten. Selbstverständlich bleibt auch der persönliche Besuch bei uns, gerade bei komplizierten Sachverhalten, weiterhin möglich.
Ehrenamtsträger entlasten
Nicht nur Unternehmer, sondern auch Ehrenamtsträger werden durch die Online-Verfahren beim Notar entlastet. Anmeldungen zum Vereinsregister können nach einem kurzen Check durch den Notar über die Notar-App der Bundesnotarkammer ebenfalls bequem von zuhause aus durchgeführt werden.
Daten bei Bürgern nur einmal erheben: „Once-Only-Prinzip“
Dass Deutschland derzeit teilweise einem Behördendschungel gleicht, ist natürlich auch den Notarinnen und Notaren nicht entgangen. Nach der Beurkundung beim Notar bestehen für Bürgerinnen und Bürger aus zahlreichen Fachgesetzen oft diverse Antrags-, Anzeige- und Mitteilungspflichten. Es stehen Gänge zum Finanzamt, zum Gewerbeamt, zur Handwerkskammer oder zur Bundesagentur für Arbeit an. Häufig müssen Unternehmer z.B. in umfangreichen Formularen identische Angaben an verschiedene Stellen analog nochmals übermitteln, obwohl die Daten schon beim Notar oder bei der Notarin vorliegen. Warum nicht die vorhandenen Daten gleich vom Notar oder von der Notarin an die zuständigen Behörden übermitteln lassen? Die Zauberformel: „Once-Only-Prinzip“ oder „Einmal zum Notar und alles wird erledigt“.
Dies hat auch der Gesetzgeber gesehen: Mit einem Gesetz zur Bürokratieentlastung sollen Notare als zentrale Anlaufstelle bei Unternehmensgründungen fungieren und gleich alle Anzeigen, Mitteilungen und Anträge für die Bürgerinnen und Bürger übernehmen. Die Umsetzung dieses Gesetzes steht allerdings leider noch aus.
Digitale Infrastruktur vorhanden
Die digitale Infrastruktur für die Vernetzung der Notarbüros mit verschiedenen Behörden und Ämtern liegt dank eines weiteren Projektes der Bundesnotarkammer namens eNoVA (elektronischer Notar-Verwaltungs-Austausch) bereits zu großen Teilen vor. Mit dem Projekt soll der Vollzug von Grundstücksgeschäften weiter digitalisiert werden. Seit März 2024 steht uns hier bereits eine Software für digitale Mitteilungen an die Gutachterausschüsse zur Verfügung. Daneben werden derzeit auch die gesetzlichen Grundlagen geschaffen, um mit weiteren Stellen digital kommunizieren zu können. Dazu zählen etwa Finanzämter, Gerichte und Gemeinden. Auch hier heißt es: einheitlich digital kommunizieren und den Vollzug beschleunigen. Der Vorteil für Sie: Der Vollzug und die weitere Abwicklung können erheblich beschleunigt werden, da die Urkunde direkt auf sicherem elektronischen Übertragungsweg allen zuständigen Stellen (Finanzämter, Banken, Gemeinden) versandt werden kann. Und das alles ohne drucken, scannen oder frankieren.
Auch wenn sich demnach also die Arbeitsmittel und -methoden künftig weiterentwickeln, bleibt das Ziel der notariellen Arbeit unverändert: Wir werde Ihnen auch weiterhin eine unparteiische, freundliche und hochqualifizierte Beratung bieten, die dauerhafte und rechtssichere Lösungen schafft.
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