Wer ein Unternehmen gründen möchte, stellt sich häufig die Frage, wie der Gründungsprozess konkret abläuft. In der Vergangenheit war stets ein Präsenztermin beim Notar notwendig. Die notariellen Online-Verfahren machen es jetzt möglich, dass von der Gründung einer Gesellschafft über spätere Veränderungen wie zB Kapitalmaßnahmen und Satzungsänderungen bis hin zur Liquidation und Anmeldung der Löschung aus dem Handelsregister alle erforderlichen Urkunden auch online erstellt werden können. Ein Gang zum Notar vor Ort bleibt selbstverständlich möglich, ist aber nicht mehr zwingend erforderlich.
Verbesserung des Anmeldeverfahrens
Vor einer solchen Onlinebeurkundung müssen Sie bestimmte Vorbereitungen erledigen, sich zB registrieren und eine Notar-App auf Ihrem Mobiltelefon einrichten. Diese notwendigen Vorbereitungen wurden grundlegend überarbeitet und optimiert, der Prozess ist nun einfacher und übersichtlich. Sie können ihn über das Bürgerportal https://online.notar.de starten, dort sind auch umfangreiche Erläuterungen abrufbar.
Nach einer erstmaligen Registrierung, welche nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, gelangen Sie ich Ihren persönlichen virtuellen Bereich, von wo aus Sie Ihr Anliegen zügig an Ihren Notar weiterleiten können. Wir dürfen als Notare im Rahmen von Online-Verfahren nur tätig werden, wenn der Sitz der Gesellschaft oder der Wohnsitz eines Gesellschafters bzw. Geschäftsführers in unserem Amtsbereich liegt. “, erläutert Neuschwender. Nach Angabe der wesentlichen Daten können die Gründer den Notar bzw. die Notarin aus einer sodann angezeigten Liste auswählen.
Im Bürgerportal können dann später auch Entwürfe und sonstige Dokumente ausgetauscht oder Termine vereinbart werden. Zudem steht ein privater Chat zur Verfügung. Auch andere Personen, zB Steuerberater oder Geschäftspartner, können bei dem Verfahren beteiligt werden. Die Der Ablauf der Beurkundung selbst ist im Wesentlichen wie bei einem Termin im Notarbüro vor Ort: Die Urkunde wird vorgelesen und erläutert, Rückfragen werden besprochen und mögliche Änderungen in das Dokument eingearbeitet. Sind alle Fragen geklärt und besteht Einverständnis mit der Urkunde, wird diese mittels einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur digital unterschrieben.
Vorteile der Online-Verfahren
Auch bei einer digitalen Beurkundung ist die Identifizierung der an dem Vorgang beteiligten Personen äußerst wichtig, d.h. der Notar muss sicherstellen, dass die richtigen Personen die digitale Urkunde unterschreiben. Dazu wird die Online-Funktion des Personalausweises genutzt, die Daten werden über das Smartphone ausgelesen und auf Echtheit sowie Manipulationsfreiheit geprüft. Zusätzlich wird auch die elektronisch unmittelbar auf dem Ausweisdokument gespeicherte Fotodatei mit dem Ausweisbild ausgelesen und im Beurkundungstermin von uns als Notaren abgeglichen. Alle Beteiligten „unterschreiben“ dann mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur, indem sie eine individuell erstellte TAN eingeben. Dieses Verfahren ist besonders fälschungssicher, ähnlich wie die TAN beim Online-Banking wird die Signatur jedes Mal neu erzeugt, sodass eine betrügerische Mehrfachverwendung ausgeschlossen ist.
Auch die Vorgaben an den Datenschutz werden selbstverständlich beachtet: Das System wird von der Bundesnotarkammer in staatlicher Verwaltung betrieben – und nicht von kommerziellen privaten Anbietern. Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland. Die in anderen Ländern – darunter beispielsweise auch Österreich – gängigen Online-Verfahren sind hier weniger sicher und können die nach deutschem Recht erforderlichen Anforderungen an Rechtssicherheit, Vertraulichkeit und Datenschutz nicht in gleicher Weise gewährleisten. Die Registergerichte in Deutschland werden diese ausländischen Verfahren in der Regel nicht anerkennen.
Technische Voraussetzungen
Wenn Sie diese Dienste nutzen möchten, benötigen Sie lediglich ein Smartphone mit der Notar-App, einen Computer oder Tablet sowie ein gültiges Ausweisdokument mit freigeschalteter eID-Funktion, zum Beispiel einen Personalausweis. Personalausweise, die vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurden, haben noch nicht alle notwendigen Funktionen, Sie benötigen hier dann zusätzlich einen Reisepass.
Weitergehende Informationen und den Startpunkt für Ihr notarielles Online-Verfahren finden Sie unter https://online.notar.de Ergänzend steht Ihnen auch die neue Website der Bundesnotarkammer zur GmbH-Gründung unter https://gmbh-gruenden.notar.de zur Verfügung.
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